Собственно, сейчас есть помещение для хранения документов, но его уже не хватает
берём дополнительно отдельное помещение для архива
а сам архив делим на две части:
то, что будет использоваться для работы оставляем в помещении в офисе
архив за прошлые года - перенесём в другое помещение.
и стоит вопрос как организовать там всё, чтобы было удобно

есть у кого нибудь опыт в архивном деле?

У нас тоже есть архив и даже архивариус ,но он и сам не знает или не хочет организовать логистику хранения и поиска.Толко эти понятия определят организацию.Первым делом надо определить степень важности документов и сроки хранения ,объем этой бумаги и в каком виде она будет храниться(коробка,папка).Исходя из этого определить как разместить в шкафах или не стеллажах.Затем пронумеровать все поступающие в архив "коробки"с описью содержимого и расставлять с номерами наружу.В итоге по реестру ищите содержимое,номер и по номеру достаете и пользуетесь.Можно применить и "библиотечный " вариант только картотеку электронную вести.

_________________
Истина где-то рядом

Se Lena
Я только помещение готовое предоставляю службам, они сами должны думать как им удобно будет доставать информацию.

_________________
«Учись на чужих ошибках — будешь точно знать, как их совершать».

Также поступаю.
Это проблема архивариуса, что и как ставить и как перевозить.
Пару раза помучаются а потом соображаловка включается и начинают думать соображать.
У меня в наличие два собственных архива + 1архив коммерческий(ОСГ).

_________________
Делай что должен, и будет то что будет.

Да, я наверное тоже так сделаю - организую помещение, разделю стеллажи по отделам и пусть организовывают хранение своих документов сами.
А подскажите, где прописаны требования к двери архива? Она должна обязательно быть противопожарной?

Вообще, я давно этим не занималась, поскольку уже давно таким способом НЕ веду архивы.

Вообще, существует определенные стандарт, каким образом должны обозначаться все папки, чтобы было понятно, что в них хранится. У нас в компании за "архивы" отделов отвечают секретари отделов, координаторы или помощники руководителей. Они же являются аваторизованными лицами для общения снашей специализированной архивной компанией, где мы храним документы. В офисе у нас только самое необходимо для ежедневной работы. Как только документы немного "устаревают" - их отправляют в архив - такие внутренние правила.

Существуют специально обученные этому ремеслу компании: например OSG Records, или Iron Mountain и другие. Им сдаются документы в папках, в специальных архивных коробах и они их сами хранят и ведут учет. единственное что нужно это сделать опись папок, которые в коробе... поскольку обычно в короб помещается 5-10 папок, то это не трудно. каждому коробу присваивается некий штрих-код, по которому Ваш короб непременно найдут и привезут Вам в течение (стандартно - суток, т.е. на следующей день, или - срочно - несколько часов).

Разумеется, за все нужно платить:)

что касается архивных систем для офиса, то я видела интересную штуку - такие шкафы на рельсах, которые во первых мало места занимают, а во вторых очень удобны в использовании... хотя в любом случае нужно, чтобы кто то там наводил порядок и раскладывал по полкам так, как следует.

В Центральном офисе как раз пользуются услугами такого архива, а мы - филиал. Посчитали не очень нам выгодно с ними работать. Тем более нам кроме архивных документов ещё кучу текущей документации хранить надо.

Архив уже готов. стеллажи расставлены, завтра распределять буду между отделами, а в пятницу субботник

Если архив большой, то лучше отдать на аутсорсинг, приведённые выше компании сдерут с Вас в три шкуры и под Ваши тербования (если есть) прогибаться не будут.
"Шкафы на рельсах" штурвального типа так называемый Rota-filing если не ошибаюсь, штука хорошая, но дорогущая (готов продать БУ
Кстати, у нас Архив централизованный на аутсорсе и это лучше, уже считали дважды и бизнес кейс по децентрализации проиграл

_________________
"Хороший архитектор - мертвый архитектор"

Противопожарные двери должны соответствовать ГОСТу и СНИПу.Чтобы не искать в Гаранте попробуйте обратиться(обзвон) к поставщику или продавцу дверей и спросите у него соответствуют ли его дверь правилам пожарной безопасности и под какой ГОСТ или СНИП она попадает.А во обще это надо пожарнику доказывать что дверь не соответствует его же предписанию(это в том случае если у вас не было перепланировок и проект изначально соответствовал назначению)

_________________
There is no brain there is no pain

Кстати добавлю про дверь которая у Вас сейчас находится, Вы можете посмотреть у себя в проекте (соответствует она требованию или нет) это должно быть отражено в нем, так как застройщики при строительстве всегда согласовывают с пожарниками свои проекты.

_________________
There is no brain there is no pain