Добрый день, уважаемые форумчане. Требуется ваша помощь. Опишу ситуацию - в мае планируется переезд.
На данный момент руководство хочет увидеть прописанный на бумаге (и в последствии утвердить) план перезда, ну или по другому назову это этапы перезда.
Сама перевозила компанию один раз, но как всегда это бывает, без всяких там прописанных на бумаге этапов...
Поэтому и обращаюсь за помощью
Это этапы, кот. мне пришли в голову, но боюсь что-нибудь упустить. Если кто-то что-то может добавить буду признательна!!!!
Итак то что я изложила:
Этапы переезда:
1. Заключение договора аренды помещения
2. Создания ТЗ на Систему контроля доступа
3. Создание ТЗ на it-потребности (телефония, розетки, интернет и т.д.)
4. Планы рассадки + помещения под серверные, подсобные помещения и т.д. отобразить на плане рассадки.
5. Ремонт офиса, срок окончания ремонта
6. Список мебели, кот. будем забирать из старого офиса
7. Выбор поставщика на поставку и закупку мебели + заключение договора
8. Бюджет переезда
9. Выбор компании перевозчика + заключение договора
10. Закупить коробки для перевозки
11. Упаковка всего что берем из офиса
12. Переезд

olive77
Вижу, что можно подсказать несколько ключевых моментов.
К примеру перед тем как заключить договор необходимо изучить рынок недвижимости и сделать сравнительную таблицу по параметрам.
Обязательно найти не менее 3-х подходящих офисов и одновременно заключать с тремя договор!
иначе как только у вас закончится время для переезда, а вы определились с одним из собственников.....из вас начнут вить веревки.
Обговорить все детали договора аренды на встречи нельзя.

Скажите про размеры будущего офиса, чтоб оценить маштабы бедствия.

Приведенные данные в таблице считать не действительными -это пример.

_________________
«Учись на чужих ошибках — будешь точно знать, как их совершать».

Дело в том, что офис уже выбран, и мы собираемся писать письмо о намерениях.
А на данный момент необходимо именно составить план - этапы.

olive77
Если офис выбран то хорошо.
1. Заключение договора аренды
- какая арендная ставка?
-какая индексация в год?
-если индексация на парковку?
-будет необходимость в дополнительных площадях?
-можно ли пользоваться грузовым лифтом?
-какая система вентиляциии, кондиционирования , отопления , энергоснобжения? необходимо прописать их характеристики и качество.
также в случае поломки каков срок устранения и штрафные санкции.
-договор без выхода?
-кто на себя берет затраты по регистрации?
-каков обеспечительный платеж?
-акт разграничения ответсвенности по инженерным системам....
и т.д.

_________________
«Учись на чужих ошибках — будешь точно знать, как их совершать».

да уж... по одному договору все очень много, проработаю так сказать, СПАСИБО)
а относительно дальнейших действий что посоветуете?

olive77
по договору аренды очень много пунктов которые нужно учитывать, всего сразу не напишу да и не вспомню.
до подписания договора необходимо договориться о свободном допуске на обьект (по спискам) ваших подрядных организаций которые будут выполнять те или иные работы.

Вы так и не сказали сколько м2 площадь офиса? это опен спейс? будите тянуть вентиляцию, кондиционирование , возводить стены , пол, потолок?
кто согласует планировку с городом? кто будет делать проект офиса?
Нужно учесть и пожарные нормы....
соблюсти нормы минимальных растояний в проходах, отсечение стенами и дверями коридоров и т.д.

_________________
«Учись на чужих ошибках — будешь точно знать, как их совершать».

olive77
на какое время въезжаете в офис? на сколько выростит компания и каждый раздел в отдельности?
IT сказала свои требования? сколько серверных? их нужно распологать по середине офиса дабы меньше использовать длинну проводов и т.д.

_________________
«Учись на чужих ошибках — будешь точно знать, как их совершать».

офис 2250 кв.м., это 3 офиса на одном этаже, рассадку я зонально уже прикинула в автокаде, но пока только зонально по отделам, переговорным, vip-зоне и т.д. исходила из количества чел-к по штатному рассписанию и расчета 4,5 м на сотрудников + 10-ти метровые аквариумы стеклянные для руководства + проходы + переговорки и тд.

ремонт сейчас делает арендодатель, мы можем туда вклиниться под нужды нашего офиса
ну и конгретную рассадку тоже придется делать мне, скорее всего при помощи дизайнера....

въезжать планируем на 3 года, дальше возможна пролонгация договора.
ИТ дали свои потребности - две серверных и т.д.
относительно роста компании - в штатке указаны вакансии, вообщем их и учитывала при рассчете зональности на каждый отдел

да придется нанимать.
сделать с помощью мебельщиков не получится т.к. у вас старая мебель поедет в новый офис.

_________________
«Учись на чужих ошибках — будешь точно знать, как их совершать».