За расходом канцелярских товаров, особо никто не следит у нас. Когда что то заканчивается, то звоним поставщикам, и они в течение пары-тройки часов подвозят требуемое.

У нас канцтоварами заведует главный бухгалтер. Она составляет список, а затем на дежурной машине с водителем едет на фирму, делает закупку и привозит нам "подарки". Согласен, глупо, можно было бы сделать намного проще, но скорее всего у нее там присутствует "личный интерес".

у нас всё более продвинуто:)

поскольку для нас нецелесообразно в теч. месяца собирать заявки от сотрудников и единоразово всё закупать, мы утвердили с поставщиком определенный перечень товаров, в котором есть все, что может потребоваться рядовому сотруднику. Выбор наименований произведен исключительно по критерию "цена-качество" + получен дополнительный дисконт от объема. На внутрикорпоративном портале мы разработали заявку на канц. товары и предоставили любому сотруднику возможность заказать всё, что ему нужно, но только по этому перечню. Со злоупотреблениями пока не сталкивались (система работает больше года), поэтому каждый заказ никто не визирует и не согласовывает, не смотря на это, сотрудник Админ. департамента может поставить и "отказ" по заявке.

У нас никто воровством не занимается, но все равно разработана определенная процедура. В бухгалтерии сидит сотрудник, который принимает заказы от населения на внеплановые и нестандартные расходы. Такие расходы согласовываются с офис-менеджером. Все,что планово и стандартно, давно уже просчитано и заказывается в начале месяца этим же сотрудником в нужных количествах.
В текущем режиме сотрудники по электронной почте запрашивают то,что у них закончилось, а потом идут в бухгалтерию и получают.

Alexandr
Почему в бухгалтерию? Им что заняться нечем? Тихо очень?

_________________
«Учись на чужих ошибках — будешь точно знать, как их совершать».

Варианты, когда на канцтоварах сидела главный бухгалтер и ресепшн у меня тоже были.
В первом случае главбух закинула солидную сумму на счёт продавца, тогда это был Офис-Клаб, а затем посылала одну из своих девочек с офисной машиной. У девочки не было твёрдого списка, поэтому набирала она всякого овна по бешеным ценам. Первое время после создания АХО в той компании бухгалтерия пыталась оставить всё как есть. Но после предоставления директору счетов от нескольких компаний на те же товары по меньшим ценам, бухгалтерия стыдливо стала в очередь и получала своё по заявкам. Им навсегда запретили заниматься прямой закупочной деятельностью.
В случае с размещением заказов девочками с ресепшн была похожая история. Финдиректор фирмы сам указал фирму-поставщика, некую Офис-Плюс. Девушка вроде бы знала, что именно нужно компании, но закупка велась по принципу - забить под завязку шкаф немного раздать и снова набить. Учёт не вёлся. Принцип формирования заказа бля данной ситуации был предельно примитивен. Деньги расходовались не в той же закономерности, что расходовались материалы. Когда я проанализировал месячный оборот, то оказалось, что объёмы закупок позволяли уйти к оптовикам, а они упорно цеплялись за махрового посредника. Был даже конфликт с фиником, т.к. формально за закупку отвечал я, но где покупать почему-то пытался указывать он.
В данной фирме удалось только удешевить офисную бумагу, т.к. практически за углом располагался офис Кондора, о котором я почему-то знал, а они нет. Потом я уволился, но по своим каналам узнал, что они покупали канцтовары постоянно в одном и том же месте ещё несколько лет.
Как организовывать закупку, извините за каламбур, корпоративное дело каждой корпорации. Лично я стараюсь потратить на это как можно меньше времени, денег, места, людских ресурсов, логистических услуг, оперативно реагировать на изменения рынка и обеспечить работников добротными канцтоварами без лишнего пафоса. А это опять же наилучшим образом вписывается в формулу: эффект=результат/затраты.
Не поверю, что постоянно понемногу подвозить товар в офис дешевле, чем привезти разом столько, сколько нужно. Кому так удобно - пожалуйста. Пока нет причин к жёсткой экономии я и сам иногда грешу мелкими заказами, но делать на них ставку в долгосрочной перспективе - большая экономическая ошибка. Мелочевку имеет смысл заказывать тогда, когда важнейшим фактором является не цена, а срочность.

_________________
Не стоит тратить свои нервы там, где можно потратить чужие деньги.