....раздача канцтоваров? и с какими трудностями при этой "раздаче" Вы сталкиваетесь?

... исключительно по ежемесячным заявкам подразделений.
Трудно было сформировать внутриферменный список того, что мы и называем канцтоварами для офиса, для НАШЕГО офиса.
Пока этого списка не было, мы закупали бессистемно и то, что хотели сотрудники.
Но однажды удалось добиться, чтобы все капризы прекратились. На свет родилось распоряжение директора, в приложени к которому были перечислены примерно 70 наименований канцелярских товаров.
Если хочешь чего-то выходящего за список - пиши заявку и согласовывай с генеральным. Понятно, что аргументы должны быть весомыми.
Далее, на свет появился вначале бумажный бланк заявки, в котором нужно было вписать название отдела, ФИО заявителя, количество уже вписанных в бланк канцтоваров.
Но обрабатывать такие заявки было очень тяжело, поэтому на свет появился тот же бланк, но в электронной форме. Сотрудник АХО принимал их по почте, копировал столбец "количество" в заранее подготовленную таблицу и получал итоговое значение по каждой позиции.
Но для этого нужен сотрудник/сотрудница, которая может работать плохо, делать ошибки и за это ей надо платить.
Тогда на смену всему этому питекантропству пришла большая многопользовательская программа, которая сама принимает заявки от отделов, сопоставляет потребности с запасами, вычисляет минимальный объём закупки (необходимый для выполнения всех заявок), пересчитывает его в оптовый объём закупки (товар же продаётся в заводских упаковках и не всегда можно взять сколько хочешь), распределяет закупку товара по поставщикам, оценивает объём закупки в долларах (для учётной политики) и в рублях (для закупщика), формирует бумажно-электронный бланк заказа, сравнивает отправленный заказ с полученным предложением, если подразделения находятся далеко друг от друга, то формирует несколько заказов, предполагающих доставку товаров в разные офисы, даёт рекомендации оператору в случае, если заказ меньше установленной оптовой планки по данному поставщику, одним нажатием формирует приходную накладную на основе предложения и также одним нажатием внутреннюю накладную на отдел-заявитель по его же заявке.
Т.к. программу писали под мои личные нужды, то то, что раньше отнимало дни работы, отнимает час и минуты в месяц. Если кому-то нужен отчет - начальнику, финансисту- то нужно нажать определённую кнопку и программа выдаст отчёт в нужном разрезе в течение 30 секунд. А сотрудницу, занимавшуюся обработкой поступающих заявок, мы уже несколько лет назад устроили в другую фирму.

_________________
Не стоит тратить свои нервы там, где можно потратить чужие деньги.

не усложняйте жизнь, определите единый список номенклатуры, отдайте на ресепшен и пусть всем заказывают и выдают по требованию.

_________________
«Учись на чужих ошибках — будешь точно знать, как их совершать».

У нас всё проще. Отделами пишутся требования, директор их подписывает. На основании их заказываются канцтовары.
Работаем "в долг" с такими поставщиками, их это вполне устраивает: одна проплата в месяц.
Счет подписывает тот же директор, делая на нем визу: "бухг., оплатить" - и всё. Если сумма очень большая, показываем подписанное им же требование, что он же разрешил. "Левые" счета проплатить невозможно.
А сама раздача осуществляется по заявкам. Кому-то нужны папки, кому-то клей, кому-то ручка.
И естественно делается небольшой запас канцтоваров для непредвиденных расходов.

Мы канцтовары покупаем мелким оптом по безналу. Естественно все через директора, он контролирует какие суммы уходят на канцтовары. Бухгалтерия оприходует полученный канцтовары и все, кому что либо нужно подходят к ответственному за МБП человеку, она записывает по фамилиям кому и сколько чего выдала.

У нас по требованию сотрудникам. Не всегда запланированные расход совпадает с реальным. Иногда не хватает, а иногда и остается)

Мы пишем заявку какие канцтовары нужны, потом это заявление утверждается директором и по безналу заказываем в фирме. И потом нам привозят. С эти обычно никогда проблем не возникает))

У нас в этом вопросе трудностей никаких неть. В докризисные времена было повеселее в том плане, что заказать можно было канцики любой ТМ. Захотел ручку паркер - вперед и с песней. Захотел не просто степлер, а профессиональный спеплер, которым можно и дермантин скреплять - нет вопросов. Доходило до того, что за год накапливалось столько канцтоваров, что можно было смело заниматься свободными продажами) Сейчас лавочка подприкрылась. Каждый работник пишет ежемесячную заявку с перечнем необходимого. Секретарь все покупает, но выбирает из среднего ценового сегмента. И маленько ограничивает количество. Минимизация расходов - вот на чем сосредоточена мысль финдира.

С недавних пор все под строгим контролем. Я люблю своих сотрудников, но тащить домой ручки, бумагу, карандаши и тп. не позволяю. Каждый отсчитывается за каждую ручку, бумажку, скрепку. За первый месяц удалось сэкономить 70% средств из бюджета на канцтовары по сравнению с тем беспределом, что был раньше.

У нас есть определённый лимит, но как правило расход оказывается меньше, чем предполагается. Это приятно удивило в начале, а теперь привыкли. Всего хватает, даже в соседний отдел отдали как то раз целую коробку ручек-карандашей.