формата а4-кто и как борется с вечной проблемой использования сотрудниками компании офисной бумаги в личных целях (распечатывают книги, ненужную информацию и тд)

У меня всё очень просто. Каждый застуканный за печатью/копированием учебной или бытовой литературы автоматически попадает на штраф в размере стоимости 1-й пачки бумаги и 1-го тонера/картриджа для оргтехники, возле которой его поймали. Причем ловят сами же коллеги. Т.к. у нас бумага относится на себестоимость продукта, то важно знать, какой отдел сколько чего наксерил за месяц. На копирах стоят коды доступа. Сообщишь свой пароль другу из другого отдела, считай, что поделился с ним зарплатой. А вот если тебя свои поймают, то штраф это - фигня, могут побить задними ногами.

_________________
Не стоит тратить свои нервы там, где можно потратить чужие деньги.

Расскажи поподробней эту технологию, у нас до этого айтишники еще не дошли или не хотят.

Мне просто очень интересен этот вопрос.

_________________
«Учись на чужих ошибках — будешь точно знать, как их совершать».

Всё предельно просто. Фирма была молодой, большинство работников - студенты. Какой же московский студент не воспользуется возможностью на халяву сделать ксерокопию конспекта, распечатать курсовик и т.п.?
Начальство таких вещей не одобряет нигде.
Однажды в компании по инициативе собственников сформировали комиссию по экономии расходов. Собрали группу сотрудников, в основномиз тех, к то работал с момента основания и пошли по всем службам с одним и тем же пучком вопросов:
- Деньги/материалы тратишь? - ДА
-У тебя есть видение, на чем можно сэкономить? - ДА
-Назови явные причины, по которым это не происходит сейчас? - Человек называет причины.
По части бумаги правила были такие: нужна бумага - идёшь на склад, тебе дают, ты расписываешься в накладной кладовщика и с бумагой возвращаешься на рабочее место. Учет есть, но контроля нет. Бумагу можно и домой отнести и по приходам тебя никто не ограничивает. Можно было только оценивать общий расход бумаги по компании.
Во тогда за подписью директора и появился приказ о том, что любой сотрудник, использующий бумагу для личных целей штрафуется (вернее, депремируется) по вот такому принципу. Теперь бумажного склада нет, двухмесячный запас бумаги стоит рядом с копирами. В отдел можешь нести, сколько хочешь.
Но в конце месяца с копиров снимаются показания счётчиков, равно как и со всех принтеров. Моментально становится известно, кто и сколько на самом деле бумаги израсходовал. Именно это количество и "вешается" на затраты отдела. Хоть весь запас бумаги к себе перетащи - она до использования ничья. К тебе могут также придти и забрать в другой отдел.
Никто не потерпит, чтобы сосед залез к тебе в карман. Поэтому этот механизм и смазывать не надо - чисто индейская тюрьма из "Зверобоя". Вроде и решеток нет, но за тобой следит вся деревня, при этом каждый спокойно занимается своим делом.
Что до кодов доступа, то это есть во многих современных цифровых КМА. У нас их ввёл инженер продавца в момент запуска.
Вообще в моей фирме водораздел АХО-IT проходит таким образом: все копиры, факсы, шредеры, ламинаторы, переплётчики, телефонные аппараты находятся в моём ведении (покупаю, обслуживаю, ремонтирую, оплачиваю услуги сервиса), на них все компьютеры, мониторы и мелкая периферия, сервера, линии связи, АТС (сами выбирают оборудование, покупают, обеспечивают инсталляцию, работоспособность). По принтерам территория спорная. С одной стороны компьтерная периферия, с другой - все признаки бытовой техники. Договорились так: они подбирают модель, покупают, устанавливают; я обеспечиваю картриджами, а если принтер сломался, то обеспечиваю ремонт и его оплату.

_________________
Не стоит тратить свои нервы там, где можно потратить чужие деньги.

Кто эту информацию собирает, обрабатывает и работает с ней?

_________________
«Учись на чужих ошибках — будешь точно знать, как их совершать».

и что на выходе?
какие цифры и показатели?
ну снял ты цифры, было первого числа месяца на счетчике 55421, а 30 числа 57124.
и что высчитывать надо? чтро контролировать?

Ещё раз медленно.
Количество бумаги А4, пришедшей в офис известно - сколько купили. Допустим, пришло 400 пачек. Сколько было на начало месяца тоже - вон она в штабеле стоит, подошел, посчитал количество коробок и умножил на пять. Сколько осталось в конце месяца - точно так же.
Месяц её расходовали. Выписывать пачку бумаги с составлением накладной или даже электронной записи в некоем учетном регистре неэффективно.
Поэтому весь штабель стоит в определённом месте. Подходи и бери. Так вот подходят и берут.
В конце месяца я подхожу по череди к 4 копирам, ввожу свой код доступа, нажимаю кнопочку и получаю распечатку о том, по каким отделам распредилились копии между 55421 и 57124. С любого лазерника информация снимается практически также.
С точностью до листа учёт не получается, но расход бумаги по отделам очевиден. Далее простая арифметика. 400пачек в рублях что-то около 42000р. Первое на что обращаешь внимание: большой ли разрыв между между остатком на 1 число, приходом, расходом и остатком на последнее число. Если большой, то есть повод задуматься над усилением пропускного режима - кто-то тырит бумагу. А если небольшой, то скармливаешь информацию простой электронной таблице и после последнего ввода получаешь ответ, как собственно бумага разлетелась по офису.

_________________
Не стоит тратить свои нервы там, где можно потратить чужие деньги.

Это айтишники помогли настроить?
При распечатке понятно логи остаются и видно кто печатал, а если кто то копировал? Как считать?

_________________
«Учись на чужих ошибках — будешь точно знать, как их совершать».

В копир введены коды доступа. У каждого отдела свои. При запросе отчёта я получаю цифровую табличку. Остаётся взять имеющийся только меня "шифроблокнот" и перевести с языка цифр на русский офисный.
Например, белиберда типа:
123654 - 1500
258463 - 2000
145285 - 5000
На самом деле означает, что монтажники наксерили 1500 листов, бухгалтеры - 2000, кадровики - 5000.
А с принтерами ещё проще. Они стоят в самих отделах. Коллективных ( в смысле 1 принтер на несколько отделов) у нас давно нет. Струйников мало и питаются они фотобумагой.

Но всё это уже история. Относительно недавно поменялось руководство, с ним подход и теперь это никого не интересует. Лишь бы бумаги просто хватало на каждый день работы.
Я ещё периодически списываю показания счётчиков с копиров, но это для целей оценки их состояния. Чтобы сервисный инженер не разводил на новый фотобарабан, я учитываю пробег каждой дорогостоящей детали. Это просто. Положено менять барабан через 60000 копий - я не против, но зная, что реальный ресурс может быть и поболее, не меняю по счётчику, а решаю в комплексе: полный нормативный "пробег" плюс неприемлемое качество копий. У меня есть запасные КМА, поэтому простой одного большой проблемы не создаёт.

_________________
Не стоит тратить свои нервы там, где можно потратить чужие деньги.

Это же неудобно , чтоб сделать копию нужно вспомнить пароль, ввести его....явная потеря рабочего времени сотрудника + твое время на сбор информации, распечатку, доклад руководству, в бухгалтерию для вычетов, архивирования данных.
Наверно лишняя пачка бумаги, дешевле стоит, затраченного времени выше перечисленных или я ошибаюсь?

_________________
«Учись на чужих ошибках — будешь точно знать, как их совершать».