Коллеги! продолжаем разговор:)
Итак АРХИВ!
если у Вас все ложено или все разбросано, начинать надо конечно с наведения правильного порядка. А для этого надо делать номеклатуру дел. Если почитать на просторах Интернета, то становиться страшно и непонятно как это вообще делать. Но, тут как говориться больше пугают. Для номеклатуры нужна в принципе кропотливость и четкость, а также тврдость, чтобы выбить информацию от сотурдников. Итак:
1. конечно создаем приказ по компании ( он может быть совмещен с приказом по созданию Архива) (приложение см.).
2.Берем типовую номенклатурудля примера
3.делаем расслыку по отвественным:
- крастко описать, что это такое номенклатура и для чего она ( можно найти в инете или в учебниках по делопроизводству) и инструкцию (в приложении см.) если интересно - могу и здесь как то написать.
-задание чтобы были переписаны все папки департамента или службы по порядку, именно те, что храняться в отделе, и потом сдаются в архив. а также количество этих папок. лучше выслать каждому таблицу из номеклатуры (в приложении таблицы по АХО и HR - все однотипные) и потом будет просто все собрать
-устанавливаем сроки
3. Сбор обратной инфо
4. Формирование номенклатуры в соотвествии с типовой номенклатурой:)
итог6 мучений на неделю, а так все пойдем как по маслу:))))в след. сообщении непосредственно про Архив:)

_________________
Сотрудник, делающий предложение или сигнализирующий о неполадках, всегда прав до тех пор, пока не доказано обратное.

продожение предыдущей темы прикладываю файлы

_________________
Сотрудник, делающий предложение или сигнализирующий о неполадках, всегда прав до тех пор, пока не доказано обратное.

номенклатура по АХС ( пример)

_________________
Сотрудник, делающий предложение или сигнализирующий о неполадках, всегда прав до тех пор, пока не доказано обратное.

По вопросу на чем остновываться когда составляешь номеклатуру? на этот вопрос ответить госархив. есть типовой перечнь ( типовая номенлктура) совсем недавно ее изменили немного. выкладывать долго, так что вот вам ссылка
http://archives.ru/documents/perechen_t ... in_1.shtml

_________________
Сотрудник, делающий предложение или сигнализирующий о неполадках, всегда прав до тех пор, пока не доказано обратное.

SpeedБелка, спасибо вам большое за инфо и файлы.
Я болела долго, но сейчас наконец смогу во все вникнуть и начну задавать вопросы по ходу дела))

Я очень рада помочь:)
думаю, у меня есть много полезного :) буду делиться:)

_________________
Сотрудник, делающий предложение или сигнализирующий о неполадках, всегда прав до тех пор, пока не доказано обратное.

Доброго дня всем.
Документооборот - это как кровеносная система, по которой с помощью канцелярии доходят документы до каждого и ведется дело каждого документа от его рождения до сдачи в архив. Прикольная штука если влюбиться в это дело по настоящему. Я сейчас тоже пытаюсь запустить на своей новой работе кровеносную систему Компании. А то голова кипит, а конечности немеют. (Руководитель дает задания, а исполнители не понимают что им нужно делать). Вот и получается "болеет" Компания. Надо лечить.

Доброго времени суток, коллеги!

Бегло посмотрела всю ветку, хочу поделиться практическим советом. Номенклатура дел, безусловно, важна, но ее действительно необходимо внедрять волевым усилием и кропотливой выверкой. Мой вам совет:
1. Выберите все папки, созданные отделом кадров, юристами (НЕ договоры с клиентами, а только документы самой вашей организации типа Устава и т.п.) и главного бухгалтера. Только у них будут создаваться документы со сроком хранения свыше 10 лет и "постоянно". Эти подразделения заставьте в первую очередь разработать состав их документов с указанием сроков хранения.
2. Насколько я поняла, основная масса ваших документов касается отношений с клиентами, их срок хранения - 3-5 лет, не более, не заморачивайтесь с ними, если цейтнот по времени и кадрам.
3. Сканируйте только те документы, срок хранения которых 10 лет и более (не забывая о защите персональных данных и коммерческой тайне) и документы 2012 года. Так вы постепенно создадите свой электронный архив.
4. Параллельно собирайте с остальных подразделений состав документов с указанием сроков хранения (я сознательно не употребляю термин "номенклатура дел", чтобы вы не усложняли процесс и не пугали подразделения), выбирайте те документы, срок хранения которых истек (наверняка это процентов 50 в вашем случае) и безжалостно уничтожайте. Разумеется, издав соответствующий приказ и согласовав со всеми заинтересованными лицами.

Извините, не упомянула (сказалась специфика нашей организации) - важные документы с большими сроками хранения создаются еще и в бухгалтерии, в части расчетов с персоналом.

Коллеги! Это замечательно, если здесь мы организуем некий практикум именно вопросов о наболевшем!
ведь учебников и информации по делопроизводству очень много, очень много курсов, но по моим наблюдениям всегда преподают одно и тоже, а в каждой компании свои трудности и нюансы.

_________________
Сотрудник, делающий предложение или сигнализирующий о неполадках, всегда прав до тех пор, пока не доказано обратное.