Доброго времени суток!
У меня есть довольно большой опыт в постановке документоборота в компании. Готова помочь советом или поделиться опытом и знаниями.

_________________
Сотрудник, делающий предложение или сигнализирующий о неполадках, всегда прав до тех пор, пока не доказано обратное.

SpeedБелка

по компании в целом или про административный департамент /отдел ?

_________________
«Учись на чужих ошибках — будешь точно знать, как их совершать».

про компанию в целом (видела тему по вопросу Архива), конечно, опыта больше, но и про АХО- чем смогу помогу:)

_________________
Сотрудник, делающий предложение или сигнализирующий о неполадках, всегда прав до тех пор, пока не доказано обратное.

Добрый день! Замечательная и очень актуальная для меня тема. :)

На новом месте работы с архивом полная... беда:
- Нет ответственных за архив;
- Нет процедуры документооборота между подразделениями;
- Хранится архив в папках-регистраторах, сложенных мертвым грузом в архивных коробах, стоящих друг на друге, т.е. свободного доступа к документам фактически нет (если, конечно, вы не профессиональный грузчик, но это не про сотрудниц моего отдела);
- Архив территориально разбросан по разным офисам компании (никакого принципа при этом тоже не соблюдено);
- Скорость роста бумажного архива ~30 папок-регистраторов в месяц на текущий момент, в каждой папке в среднем 500 листов (документ может содержать неск. страниц формата А4 с односторонней печатью);
- Сейчас архив представляет из себя бумажные документы за 2005-2011 гг., т.е. это порядка 1900-2000 папок-регистраторов (в 2005-2008 гг. темп роста архива был немного меньше);
- Об электронном архиве тут даже и не мечтали, СЭД в компании нет.

Я руковожу работой с клиентами, и поскольку все документы считаются "типа клиентскими", то вынуждена заняться решением проблемы с архивом. Не могу сказать, что раньше глубоко погружалась в подобные вопросы, т.к. в др. компаниях всегда были архивариусы/целые подразделения и уже сложившаяся система документооборота. Поэтому очень рассчитываю на конструктивные советы и помощь.

Что хочу:
- Создать электронный архив документов + внедрить СЭД;
- Перевезти и хранить бумажный архив территориально в одном месте и только за последние 3 года (остальное уничтожить);
- Создать процедуру документооборота с целью найти крайних ответственных на каждом этапе движения документов/в каждом офисе + регламентировать должностной инструкцией главного "модератора", кто будет всех по матрице ответственности шпынять отслеживать и контролировать.

С чего планирую начать:
- Описать типы документов, хранящиеся в архиве на тек. момент. Из них выделить только те, которые действительно должны храниться в бум. виде (кстати, может быть, найдутся те, которые не хранятся, но должны... но я надеюсь, что таких не будет). В архиве предполагается хранить первичную бух. документацию клиентов, договора/доп. соглашения/заявления клиентов, документы HR, вх./исх. корреспонденцию компании, внутренние орг. документы (приказы, распоряжения и т.п.);
- Для каждого типа документа сформулировать набор атрибутов/характеристик (тип, номер, дата создания, автор, контрагент, срок хранения и т.п.) для последующего наполнения карточек документов;
- Нарисовать общую схему, чтобы отразить классификацию, взаимосвязи, и маршруты документов;
- Провести приказом процедуру документооборота, закрепив матрицу ответственности, регламент, отчетность;
- Сформулировать тех. требования для эл. док-тов: формат, качество, макс. размер и т.п. + Выбрать тех. платформу для организации хранения массива эл. данных.
- Выбрать СЭД (руководство "что-то слышало" об ЭЛМА, поэтому хочет это ПО, но я бы хотела узнать возможности/услышать отзывы и о других СЭД, если кто-то ими пользуется);
Далее, по идее, надо находить внешние или выделять внутренние трудовые, технические и временные ресурсы на сканирование и заполнение эл. архива в выбранной СЭД.

К СЭД у меня пока сформулировались такие требования по функционалу:
- возможность расширенного поиска по неполным данным
- разграничение доступа (в т.ч. приоритеты/важность, конфиденциальность)
- отслеживание логов (кто, когда, что смотрел/копировал/загружал, с какого ip и т.п.)
- формирование выборок документов по разл. атрибутам и импорт таких отчетов в Excel
- отправка док-тов из СЭД на e-mail
- возможность оставлять комментарии к документу, согласовывать/визировать документы
- возможность создания версий документов
- автоматический контроль дат в части хранения бумажных версий док-тов
- возможность нумерации документов согласно их физическому местоположению в бумажном архиве
- интеграция с 1С (желательно)

Вопросы:
C того ли конца я вообще начинаю? :) Может, при наших текущих объемах и скорости роста архива стоит начинать с выбивания штатной ед. архивариуса? Потому что даже просто отсканировать и заполнить карточки по 500 страницам, кот. у нас ежедневно появляются, мне кажется, займет целый 8-часовой раб. день. Особенно, если в компании нет специального оборудования для потокового сканирования. Кстати, наверное важно, что весь IT-персонал у нас внештатный, на аутсорсинге, а позиция офис-менеджера/секретаря вакантна уже 2-3 месяца и пока не планирует заполняться. :))

Или отдавать наш архив сразу на специализированный аутсорсинг? Какие компании, занимающиеся подобными услугами, есть в Санкт-Петербурге (либо с какими есть опыт взаимодействия)? Они только хранят или могут взять на себя работу по созданию эл. архива, т.е. всё потоково отсканировать и заполнить карточки док-тов? В последнем случае имеется ввиду, что они нам помогут создать эл. архив, а хранить мы могли бы у себя.

Не избыточны ли требования к СЭД, или я забыла что-то важное?

Что дополнительно стоит учесть в общем плане мероприятий?

Буду очень благодарна за компетентные ответы.

1. Я бы все таки начал с выбивания нового человека, который будет ответственный за архив.
2.Вот эти два пункта понять не могу:
-возможность оставлять комментарии к документу, согласовывать/визировать документы
Это уже получается какая-то специальная рабочая офисная оболочка. И помоему повысить цену на порядок
- возможность создания версий документов
Что это такое ? Для чего это архиву ?

_________________
Делай что должен, и будет то что будет.

Что хочу:
- Создать электронный архив документов + внедрить СЭД;
- Перевезти и хранить бумажный архив территориально в одном месте и только за последние 3 года (остальное уничтожить);
- Создать процедуру документооборота с целью найти крайних ответственных на каждом этапе движения документов/в каждом офисе + регламентировать должностной инструкцией главного "модератора", кто будет всех по матрице ответственности шпынять отслеживать и контролировать.

Отвечаю пока кратко:):

1. Внедренние СЭД в компании где нет ничего - дело долгое и трудное. Есть решение в промежуточным итогом. Наладить ДО на месте без СЭД, все подготовить и пручить людей к элементарым вещам, а затем внедрять СЭД. У нас СЭД уже два года и до сих пор люди не привыкли...трудностей много.
2. Выбирайте либо бумажный архив, либо электронный ( он дороже). То что есть сейчас у Вас могут оформить и описать специально обученные люди, если у вас нет времени. за это, конечно придется заплатить:) они также уничтожать доки, в соотвествиис правилами. перед этим не забудьте написать Положение об Архиве компании, чтобы народ потом кучу глупых вопросов не задавал:) а также создать номенклатуру дел. после того как разбересь в бумажгом архиве - создать электронный очень легко. Оптять же можно самим или нанять кого - то.
3. То что вы написали в третьем пункте регламентируется одинм документом - Инструкцией по документообороту, а также к ней создается табель документов. Могу прислать образцы. Инструкция создается рабочей группой, т.к в ней должны быть охвачены все процессы.

_________________
Сотрудник, делающий предложение или сигнализирующий о неполадках, всегда прав до тех пор, пока не доказано обратное.

С чего планирую начать:
- Описать типы документов, хранящиеся в архиве на тек. момент. Из них выделить только те, которые действительно должны храниться в бум. виде (кстати, может быть, найдутся те, которые не хранятся, но должны... но я надеюсь, что таких не будет). В архиве предполагается хранить первичную бух. документацию клиентов, договора/доп. соглашения/заявления клиентов, документы HR, вх./исх. корреспонденцию компании, внутренние орг. документы (приказы, распоряжения и т.п.);
- описывать надо правильно и систематически. Поэтому сначала надо создать номенклатуру дел.
- Для каждого типа документа сформулировать набор атрибутов/характеристик (тип, номер, дата создания, автор, контрагент, срок хранения и т.п.) для последующего наполнения карточек документов - это Вы про регистрацию??? все это описывается в Инструкции по ДО.
- Нарисовать общую схему, чтобы отразить классификацию, взаимосвязи, и маршруты документов - называется табель документов. утверждается ГД, также как и инструкция.
- Провести приказом процедуру документооборота, закрепив матрицу ответственности, регламент, отчетность - достаточно утвердить Инструкцию.
- Сформулировать тех. требования для эл. док-тов: формат, качество, макс. размер и т.п. + Выбрать тех. платформу для организации хранения массива эл. данных - техническое задание на СЭД очень подробно расписано в журанле "Современнеы технологии делопроизводства и ДО"
- Выбрать СЭД (руководство "что-то слышало" об ЭЛМА, поэтому хочет это ПО, но я бы хотела узнать возможности/услышать отзывы и о других СЭД, если кто-то ими пользуется)- еееще раз хочу отметить - готовы ли Вы к СЭД??
Далее, по идее, надо находить внешние или выделять внутренние трудовые, технические и временные ресурсы на сканирование и заполнение эл. архива в выбранной СЭД - датам не одного челоавека выджеляют.

_________________
Сотрудник, делающий предложение или сигнализирующий о неполадках, всегда прав до тех пор, пока не доказано обратное.

На самом деле Вам лучше провести аудит ДО и анализ состояния ДО в целом по компании, этим должен занимать руководитель службы ДОУ, либо Административный директор, если компания маленькая, то это может офис - менеджер.

Понять что У Вас есть, а чего нет, прописать все документационные процессы, их все равно прописывать припереходе на СЭД.
а потом уже задумаваться и подбирать программу и писать тех задание. Вы не уже сможете внежрить СЭД, если у вас бардак в Архиве

_________________
Сотрудник, делающий предложение или сигнализирующий о неполадках, всегда прав до тех пор, пока не доказано обратное.

Вопросы:
C того ли конца я вообще начинаю? :) Может, при наших текущих объемах и скорости роста архива стоит начинать с выбивания штатной ед. архивариуса? Потому что даже просто отсканировать и заполнить карточки по 500 страницам, кот. у нас ежедневно появляются, мне кажется, займет целый 8-часовой раб. день. Особенно, если в компании нет специального оборудования для потокового сканирования. Кстати, наверное важно, что весь IT-персонал у нас внештатный, на аутсорсинге, а позиция офис-менеджера/секретаря вакантна уже 2-3 месяца и пока не планирует заполняться. :))

Или отдавать наш архив сразу на специализированный аутсорсинг? Какие компании, занимающиеся подобными услугами, есть в Санкт-Петербурге (либо с какими есть опыт взаимодействия)? Они только хранят или могут взять на себя работу по созданию эл. архива, т.е. всё потоково отсканировать и заполнить карточки док-тов? В последнем случае имеется ввиду, что они нам помогут создать эл. архив, а хранить мы могли бы у себя.

Не избыточны ли требования к СЭД, или я забыла что-то важное?

Что дополнительно стоит учесть в общем плане мероприятий?

Конечно, Вам нужна штатная еденица! и офис - менеджер тоже. Поверьте когда вы скажете что вам это надо, надо будет искать такого спеца, который будет этот завал разгребать:)) поэтому стоит доказать руководству, что такие сотрудники в компании необходимы.
Даже если у Вас будет архив заниматься нанятая компания, то готовить все доки это для нее предеться кому то из ваших - вывод: нужен человек, и если объем небольшой - возьмите все-таки офис - мнеджера и спихните не нее все мелочь и офисные заботы.
У меня в филилал работает в Санкт - Петербурге по моему с ОСГ...могу уточнить. Они могут сделать Вам и электронный архив, но, это деньги ( 1,5 р. примерно одна страница скана - сами подсчитаете:)))??? а вообще позвонить им можно и назвав объем архива в страницах получить КП на создание эл. архива. а дальше думайте:)) посчитайте стоимость архивариуса + поточный сканер+аренда комнатки под архив:)) и сравните:) вот Вам и ответ. руководству нужны только цифры:) ах да, не забудьте про объяснении поднять вопрос конфиденциальности:)) - это иногда весомый аргумент, когда цифры примерно равны:)

_________________
Сотрудник, делающий предложение или сигнализирующий о неполадках, всегда прав до тех пор, пока не доказано обратное.

Выложит пожалуйста подобные документы. (рыбу там или шаблоны или приказы )
Очень интересно

_________________
Делай что должен, и будет то что будет.