Организация и проведение закупок на основании тендеров.
Проведение тендера.
Проведение тендера как способ выбора наиболее адекватного решения стоящей перед компанией задачи, в последнее время становиться распространенной практикой.
Правила и порядок проведения тендеров становятся общепринятыми, а сами тендеры – все более прозрачными.
Причины объявления тендера.
Как правило, компании объявляют тендер по двум причинам.
Первая из них – это корпоративные требования, существующие в организации, в области политики закупок.
Так во многих организациях всего мира принято принимать решение о выборе компании поставщика на основании открытого или закрытого тендера. Сегодня аналогичное требование предъявляется ко всем заказам объявляемым государственными организациями, стоимость которых превышает 100 тыс. рублей.
Вторая причина – желание компании, организатора тендера, получить лучшее решение за лучшую цену.
Какие тендеры бывают?
Первая разновидность тендера – это «тендер цены».
В этом случае заказчик точно знает, какие виды работ и в каком объеме потребуются ему для выполнения задачи. А исполнители (участники тендера) выдвигают свои предложения по конкретным видам работ, срокам, периоду гарантийного обслуживания, дополнительным услугам – и главное по цене. Этот вид тендеров, как правило, не приносит сюрпризов ни компании-заказчику, ни участникам тендера. Выбор между подрядчиками производиться главным образом по цене.
Второй вид тендеров – это так называемый тендер «открытых решений» (тендер «открытого брифа»). Такой тендер организовывается в том случае, когда специалисты компании только приблизительно представляют какие виды работ и услуг, потребуются им для достижения желаемого результата. Тендер «открытых решений» может объявляться так же в том случае, если желаемый результат можно достигнуть с помощью различных методов и решений.
В этом случае компания в описании условий тендера (брифе) указывает проблему, которую ей необходимо решить или результат который желательно достигнуть. Компании - участники со своей стороны предлагают свое видение решения проблемы.
Такой тендер, конечно, подразумевает гораздо больший разброс по ценам и предлагаемым решениям, но взамен компания – заказчик получает уникальный шанс рассмотреть творческие разработки различных компаний.
Как показывает практика, наиболее обоснованной (по крайней мере, в случае сложных решений) становиться двухэтапная модель тендера. На первом этапе которой компания заказчик выбирает концепцию решения, а на втором – ценовое предложение.
Правила подготовки тендера.
Как и любой бизнес-процесс, тендер имеет свои правила подготовки и проведения.
Для того, что бы компании-участники тендера смогли предложить решение, наилучшим образом отвечающее пожеланиям, необходимо четко и внятно объяснить им, что вы от них хотите. Ну, а что бы сам процесс выбора и пересмотра предложенных решений в вашей компании не затянулся во времени и не превратился в дурную бесконечность переговоров и заседаний, вам необходимо четко описать критерии и сроки выбора участников, а затем и победителя тендера.
Перед вами стандартизированный цикл работы над проектом «проведение тендера».
1 этап. Формирование внутри компании списка задач выносимых на тендер и согласование типа организаций принимающих в нем участие. Принятие решения о проведении тендера.
Как показывает практика этот этап совсем не лишний, поскольку от того зависит, насколько единым будет понимание задач, выносимых на тендер, различными сотрудниками компании, зависит скорость принятия решения по всем последующим этапам работ. Не плохо так же достигнуть взаимопонимания по вопросам, какого рода и масштаба поставщики будут приглашены к участию в тендере, открытым или закрытым он будет.
2 этап. Создание «Брифа» (Приглашение к участию).
На этом этапе сотрудник, ответственный в компании – заказчике за подготовку и проведение тендера, должен изложить в едином документе цели проекта (проведения тендера) и требования к участникам соревнования.
Такой бриф (Приглашение к участию) затем будет направлен потенциальным участникам тендера для рассмотрения.
Стандартный бриф предполагает следующий состав:
1. описание компании-заказчика
2. постановка проблемы
3. описание желаемого результата
4. требования к участникам тендера
5. описание формы подачи заявки (критериидокумента)
6. критерии оценки претендентов
7. сроки проведения тендера
Каждая часть из этой заявки является осмысленной и функциональной частью документа. Разумеется, что ваша компания может отказаться от любой из них, или нескольких сразу, но это, лишь затруднит общение с потенциальными поставщиками решений.
Подробнее содержание брифа.
1. Всегда есть нечто, что обязательно знать провайдеру о вашей компании для успешной подготовки предложения. История компании, ее численность, сектор экономики, в котором вы работаете, вид бизнеса и его специфические особенности - все это будет важным для подготовки персонифицированного предложения. Достаточно той информации, которую вы обычно публикуете о компании. Укажите адрес вашего сайта, где поставщик услуг сможет получить более полное представление о вашей компании.
2. Раздел «Постановка проблемы» должен продемонстрировать вашему адресату, что именно вас беспокоит, ответы на какие вопросы вы планируете искать, что не устраивает в сложившейся ситуации. Практика показывает, что именно этот раздел брифа неоднократно уточняется во время последующих переговоров.
3. В этом разделе вы должны дать волю своему перу. Во-первых, опишите каких изменений (целей) желает достичь организация в результате. Во-вторых, опишите наиболее актуальные и срочные задачи, которые хотите решить. Наконец, в-третьих, опишите какие продукты (решения) должны стать результатом работ.
4. Требования к участникам тендера обычно описывают критичные для вашей компании параметры организации – участника. Среди требований может быть опыт проведения аналогичных проектов, наличие отзывов предыдущих клиентов, или срок существования самой компании – провайдера. К описанию требований стоит подходит с достаточной осторожностью: ведь излишне ужесточив их, вы можете столкнуться с недостаточным выбором, как по цене, так и по качеству предложений. В то же время отсутствие ограничений приведет к тому, что вам будет сложно сделать первоначальный выбор.
5. Четкое описание формы заявки на участие в тендере призвано облегчить вам последующую работу. Обрабатывать и сравнивать предложения, созданные по единой схеме, существенно проще, чем унифицировать собрание разномастных документов. В этом разделе компания – заказчик оговаривает те разделы, которые должны фигурировать в заявке (Предложении) от компании – участницы тендера.
6. Раздел «Критерии оценки» вызывает наибольшие разногласия при составлении документа. Действительно, важно разумное сочетание различных критериев в одном предложении. Так сказать, соотношение цена / качество. Однако если какой-то из параметров является для вас критичным (цена, время проекта, отсутствие со- исполнителей, использование специфического ПО), стоит обратить на него внимание ваших поставщиков. Хотя бы для того, что они не выполняли заведомо пустую работу.
7. Сроки проведения тендера можно не выделять в отдельный раздел, но указать в брифе обязательно. Обычно указывают срок объявления тендера, срок начала и окончания приема заявок, ориентировочный срок рассмотрения заявок.
3 этап. Выбор компаний – участников.
Теперь, после формирования брифа, вы можете смело приглашать к участию в тендере заинтересованные организации. Обычно, если объявляется «тендер цены», то к участию приглашаются 3 -4 организации. Если же запланировано проведение двухэтапного «тендера решений», то количество участников на первом этапе может быть от 5 до 9, а на второй этап выходят два – три участника, подготовившие наиболее интересные предложения.
Как же определить состав компаний – участников для тендера?
Существует открытый тендер, к участию в котором вы приглашаете все организации, отвечающие требованиям. Открытый тендер объявляют через специализированные СМИ, Интернет сайты или профессиональные сообщества. Такой вид проведения тендеров должны использовать, например, государственные организации.
Закрытый тендер предусматривает приглашение участников компанией-организатором. Для приглашения к участию в первом этапе, компании участницы, отбираются по значимым для организатора критериям. Например, это может быть опыт проведения подобных работ, отзывы партеров, материалы открытой прессы, сайты компаний в Интернете, участие их в рейтингах, профессиональных выставках, конференциях и пр. В этом случае, вы сами на основании ваших критериев отправляете персональное приглашение принять участие в тендере той или иной компании. Имена участников тендера не афишируются.
Теперь , объявив о начале тендера, вы ждете получения первоначальных заявок.
4 этап. Уточнение позиций.
На этом этапе работ, компании, подавшие первоначальные заявки на участие в тендере, будут обращаться к вам за дополнительной информацией. Уточнять видение проблемы и желаемые пути ее решения. Для того, что бы окончательные предложения участников выглядели не только персонализированными, но и осмысленными, потребуется потратить на обсуждение некоторое количество времени. В том случае, когда тендер намечен двухэтапный после рассмотрения предварительной заявки, компании вышедшие во второй тур, готовят итоговые документы.
5 этап. Презентация итоговых Предложений.
В такой ответственный момент сухим документом не обойтись, финалистов конкурса приглашают на встречу в компанию-организатор. Именно на этой встрече, презентуя свое решение, представители провайдера и имеют возможность убедить вас в том, что их решение единственно правильное.
И если работы по предыдущим этапам могли проводиться силами одного - двух сотрудников соответствующего подразделения, то на итоговую презентацию приглашаются руководители тех подразделений, которые будут выступать внутренними заказчиками по проекту.
6 этап. Окончательный отбор.
После проведения презентаций, и внимательного изучения полученного предложения, ответственные руководители вашей компании коллегиально принимают решение о выборе того или иного поставщика. В некоторых компаниях это решение принимается на совещании, с помощью устного обсуждения и уточнения мнения внутренних заказчиков. В других более формальных случаях, создается рейтинговая таблица , где с помощью метода средневзвешенного коэффициента определяется итоговый бал каждого участника тендера.

7 этап. Объявление победителей.
Объявление победителей. Старт работы над проектом