ОШИБКИ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ И ИХ ПОСЛЕДСТВИЯ

В целях обеспечения легитимности и достоверности результатов инвентаризации следует принимать меры к соблюдению правил оформления документов и процедур проведения инвентаризации.

Ниже приведены случаи нарушений порядка проведения инвентаризации и описано влияние этих нарушений на легитимность и достоверность результатов инвентаризации.

нарушение
Неверно оформлен приказ руководителя на проведение инвентаризации (не указаны сроки проведения инвентаризации, состав комиссии,перечень имущества)
последствие
проведения инвентаризации, состав комиссии, перечень имущества) Нет оснований для проведения инвентаризации, а следовательно, и признания ее результатов

нарушение
Документально подтверждено отсутствие хотя бы одного члена комиссии во время проведения инвентаризации
последствие
Результаты инвентаризации недействительны

нарушение
Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре
последствие
Результаты инвентаризации недействительны

нарушение
При невозможности остановки хозяйственной деятельности приходные и расходные документы не завизированы председателем инвентаризационной комиссии
последствие
Выявленные в результате инвентаризации нарушения могут быть оспорены предъявлением документов, оформленных в период проведения инвентаризации

нарушение
У материально-ответственных лиц не взяты расписки, что все приходные и расходные документы представлены в бухгалтерию
последствие
Выявленные в результате инвентаризации нарушения могут быть оспорены предъявлением документов, оформленных в период проведения инвентаризации

нарушение
Нарушена процедура инвентаризации: проводится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием, а не наоборот
последствие
Могут быть не выявлены нарушения ввиду возможного искажения фактического наличия

нарушение
На каждой странице описей не выверены итоги: число прописью, количество номеров и сумма материальных ценностей, а также общий итог в натуральных показателях
последствие
Имеется возможность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации

нарушение
На каждой странице нет записи "Цены, итоги проверил" и "Подпись материально-ответственного лица" (для форм, в которых такие подписи предусмотрены)
последствие
Невозможно предъявить претензии к материально-ответственному лицу на основании такого документа

нарушение
На последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально-ответственного лица об отсутствии у него претензий к членам комиссии, а также о том, что он принимает указанное в описи имущество на ответственное хранение (для форм, в которых такие подписи предусмотрены)
последствие
Невозможно предъявить претензии к материально-ответственному лицу в случае выявления недостач

нарушение
Ошибки и исправления не подписаны и не заверены членами комиссии
последствие
Исправления считаются недействительными

нарушение
Инвентаризационные описи после утверждения результатов содержат незаполненные - строки (строки не прочеркнуты)
последствие
Имеется возможность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации

нарушение
Во время перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним к помещению, где хранятся инвентаризационные описи
последствие
Имеется возможность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия не несет ответственность за недостоверность данных, предоставленных другими организациями и используемых в целях составления инвентаризационных актов по материальным ценностям, за сохранность которых на момент инвентаризации работники организации не отвечают.

_________________
«Учись на чужих ошибках — будешь точно знать, как их совершать».

Самые страшные ошибки происходят не во время инвентаризации, а гораздо раньше, с момента создания фирмы. Сколько лет сегодня существует среднестатистическая негосударственная фирма? В лучшем случае она пережила кооперацию конца 80-х, развал СССР. Но большинство появилось в начале 90-х.
Кто стоял во главе? Ушлых менеджеров с МВА тогда ещё не было и действовали старые советские нормативы за неимением новых. Пресловутая методичка Минфина датирована 1995г и ни разу не менялась. Достаточно взглянуть на справку документа в любой юрбазе. Вот закон о бухучете редактировался относительно недавно. Справка прилагается:
Название документа
Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ
(ред. от 03.11.2006)
"О бухгалтерском учете"
(принят ГД ФС РФ 23.02.1996)
ИМХО, методика рассчитана на белую бухгалтерию и требует знаний большого количества документов-сателлитов. Главное - она написана под бухгалтера.
Про хозяйственников там нет ни слова. Я всегда подразумевал, что роль АХО при ин-ии, это под контролем того же бухгалтера производить обмер и взвешивание имущества, потыкать пальцем в некое количество однотипных объектов и назвать их количество.
А в жизни? Стоит бухгалтеру выйти на оперативный простор, как он заблудится без посторонней помощи. Применительно к инвентаризации в офисе он не отличит стул ИЗО от Асконы, кресло Престиж от Гранда, шатурский стол из "Стратегии" от стола Арго фирмы "Программа Техно" и т.д. На моей памяти был эпизод, когда мы проводили инвентаризацию, а в бухгалтерской описи числился "Принтер лазерный". Упоминался он раз 20. В жизни их было шт 30. В распечатке принтеры отличались инвентарными номерами, придуманными воспалённым мозгом одного из бухгалтеров, а на реальных принтерах, кроме шильдиков производителя, не было ничего. Комиссия пробыла в состоянии ступора до момента подачи следующего предложения: списать с принтеров даты их производства, выстроить список по возрастанию и то же самое сделать с бухгалтерским списком, отсортировав его по дате покупки (ну не может быть принтер куплен раньше, чем произведён). Это позволило с минимальными ошибками увязать одно с другим. Затем модельные номера и их серийники по моему ультимативному требованию были забиты в систему бухучёта, а на принтерах появились бухгалтерские инвентарные номера. Но через год инвентаризация началась, дошла до состояния, когда распечатка и жизнь перестали соответсвовать друг другу и тихо умерла. Я до сих пор работаю в этой конторе. За последние 8-9 лет инвентаризаций не было!
На почве невозможности проведения инвентаризации по минфиновской инструкции и бухучёту как-он-есть (т.е. с первой инвентаризации в бухгалтерии ничего не изменилось, барышни по сей день приходуют на баланс безликие "лазерные принтеры" с только им одним известными инвентарными номерами) несколько поочердно менявшихся главбухов, фиников (финансовых директоров), сотрудников их ведомств рангом пониже, фигурально выражаясь, сломали себе шею.
Они упорно совершали одну и туже ошибку: пытались, взяв за основу методику Минфина, родить своё местечковое положение по инвентаризации или стащить его в готовом виде у более успешной в этом вопросе компании.
Вот уже десятый год, как я вижу очередной проект, читаю название, смотрю на эту жизнерадостную команду смертников и грустно улыбаюсь. Ребята! Скоро мы с вами расстанемся. Вы родите никчёмный документ и вылетите на улицу. А я останусь, потому что в отличие от вас у меня есть система учёта, которая должна работать от момента рождения компании до смерти каждого отпочковавшегося от неё юнита и какая-то инвентаризация, разовая по своей сути акция, мне не нужна. Я 24 часа в сутки, 9,5 лет подряд непрерывно знаю где у меня, чего и сколько И не только это, но и сколько оно стоило при покупке, сколько раз меняло владельцев внутри фирмы, где, когда, кем и за какие деньги чинилось, во сколько раз начальная цена владения превысила закупочную (показатель неэкономический, но интересный = (цена покупки+все эксплутационные раходы)/цена покупки*100%).

_________________
Не стоит тратить свои нервы там, где можно потратить чужие деньги.

Егор а можно поподробнее про такую вашу волшебную систему учёта, где вы 24 часа в сутки, 9,5 лет подряд непрерывно знаете где у вас, чего и сколько. Я тоже так хочу, но не могу придумать как.